U wilt een leerling inschrijven in uw leerlingenadministratiesysteem (LAS), omdat hij binnen een jaar op uw school komt. Controleer of achterhaal eerst het burgerservice- of onderwijsnummer van de leerling. Pas daarna kunt u de inschrijvingsgegevens uitwisselen met het Register Onderwijsdeelnemers (ROD).

Burgerservicenummer of onderwijsnummer bekend

Is het burgerservicenummer of onderwijsnummer van de leerling bekend? Wissel dan via het bericht ‘Identificeren persoon’ in uw LAS de volgende gegevens uit met ROD:

• burgerservicenummer of onderwijsnummer
• geboortedatum
• geslacht

ROD controleert de gegevens in het persoonsregister van DUO. U krijgt in de terugkoppeling in uw LAS het burgerservicenummer of onderwijsnummer van de leerling. U kunt nu de inschrijving van de leerling uitwisselen.

Hebt u voor een leerling die in Nederland woont een onderwijsnummer ontvangen? Mogelijk hebt u foute gegevens aangeleverd. Controleer de gegevens en stuur een nieuw identificatieverzoek. Komt u er niet uit, neem dan contact op met DUO.

Geen burgerservice- of onderwijsnummer bekend

Is het burgerservicenummer of onderwijsnummer niet bekend? Wissel dan via het bericht ‘Identificeren persoon’ in uw LAS de volgende gegevens uit met ROD:

• naam
• geboortedatum
• geslacht
• adres

DUO controleert deze gegevens en u ontvangt in de terugkoppeling een burgerservicenummer of onderwijsnummer van de leerling. Neem dit nummer over in uw LAS. U kunt nu de inschrijving van de leerling uitwisselen.

Leerling woont in buitenland

Ook bij een leerling die over de grens woont, stuurt u eerst een identificatieverzoek naar ROD. Is het burgerservicenummer of onderwijsnummer bekend? Wissel dan via het bericht ‘Identificeren persoon’ in uw LAS de volgende gegevens uit met ROD:

• burgerservicenummer of onderwijsnummer
• geboortedatum
• geslacht

Is er geen BSN of onderwijsnummer bekend? Wissel dan de volgende gegevens uit met ROD:

• naam
• geboortedatum
• geslacht
• buitenlandse adres (het formele adres, waarop de leerling staat ingeschreven bij de gemeente)
• landcode (5010 voor België, 9089 voor Duitsland).

DUO controleert deze gegevens en u ontvangt in de terugkoppeling een BSN of onderwijsnummer van de leerling. Neem dit nummer over in uw LAS. U kunt nu de inschrijving van de leerling uitwisselen.

Leerling in onveilige situatie

Is het van belang dat de verblijfplaats van een leerling geheim blijft? Hiervoor heeft DUO een aparte procedure. Hebt u te maken met een leerling in een onveilige situatie, neem dan contact op met DUO.

Kinderen van asielzoekers

Voor kinderen van asielzoekers en (overige) vreemdelingen gaat het identificatieverzoek op dezelfde manier als andere leerlingen. Enkele aandachtspunten zijn:

• Heeft de leerling geen BSN? Als de leerling eerder ingeschreven heeft gestaan op een Nederlandse school, kunt u het onderwijsnummer achterhalen. Zo voorkomt u een dubbele registratie.
• Als de leerling geen voornaam heeft, dan kunt u dit veld leeg laten.
• Is de geboortedatum van de leerling niet of niet precies bekend? Als een deel van de geboortedatum bekend is, meestal de maand en/of het jaar, dan vult u die in. De rest van de gegevens vult u aan met nullen, bijvoorbeeld 00-04-2016 of 00-00-2015.

Foutmelding

Als de persoonsgegevens van de leerling niet geverifieerd kunnen worden, ontvangt u een foutmelding in uw LAS. Los de melding op en wissel het bericht nogmaals uit.

Adres wijzigen

Als een leerling met een burgerservicenummer verhuist, dan hoeft u dit niet uit te wisselen met ROD. DUO ontvangt de nieuwe adresgegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP) en geeft dit met een bericht in uw LAS aan u door.

Bij een leerling met een onderwijsnummer moet u het nieuwe adres wel uitwisselen met ROD. Wissel het bericht ‘Identificeren persoon’ uit met de nieuwe adresgegevens én het onderwijsnummer van de leerling.

U kunt uw vraag telefonisch of per mail stellen.

Mailen

Stel uw vraag via helpdeskpo@rod.duo.nl. Vermeld uw instellingscode of bestuursnummer. We beantwoorden uw mail binnen 3 werkdagen.

Bellen

U kunt ons bellen op 050 599 77 66 op werkdagen van 9.00 tot 13.00 uur.