Privacy
Verschillende wetten bevatten bepalingen om de persoonsgegevens van leerlingen, studenten en ouders te beschermen.
Registers van DUO
Het Register Onderwijsdeelnemers (ROD) is het belangrijkste register met persoonsgegevens dat DUO beheert. Maar ook in bijvoorbeeld Mijn diploma's en het verzuimloket worden persoonsgegevens opgeslagen. DUO en de instellingen moeten ervoor zorgen dat deze gegevens niet in verkeerde handen vallen.
In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) Link opent externe pagina staat wat er wel en niet mag met persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens Link opent externe pagina controleert of een organisatie zich aan de AVG houdt.
Bewaartermijn gegevens
In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat geen concrete bewaartermijn voor persoonsgegevens. In de verschillende uitvoeringswetten staan wel bewaartermijnen beschreven. DUO hanteert de volgende bewaartermijnen:
- Verzuimmeldingen in het ROD (voorheen het verzuimregister) worden 2 jaar bewaard.
- Gegevens over leerlingen in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs, middelbaar beroepsonderwijs en hoger onderwijs worden bewaard tot 5 jaar na de laatste inschrijving van de onderwijsloopbaan.
- Een aantal gegevens in het hoger onderwijs worden 50 jaar bewaard. Welke gegevens dit zijn, staat in art. 30 lid 2 van de Wet register onderwijsdeelnemers Link opent externe pagina .
- Examenresultaten in Mijn diploma's worden 60 jaar bewaard, tenzij de betrokkene eerder overlijdt.
De gegevens worden vernietigd in het jaar na het aflopen van de bewaartermijn.
In de openbare onderwijsdata vindt u de tellingen van andere scholen. Gemeenten en administratiekantoren kunnen hier de aantallen leerlingen per school opvragen.
De gegevens die DUO levert
De Wet register onderwijsdeelnemers artikel 23 (WRO23) Link opent externe pagina geeft aan welke organisaties basisgegevens op persoonsniveau mogen ontvangen van DUO. Ook geeft de WRO23 aan met welke doeleinden deze organisaties de gegevens mogen ontvangen.
U vindt een uitleg van de definities in de 'Toelichting op de gegevens die DUO levert'.
Rechten van studenten en ouders
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kunnen leerlingen, studenten en ouders DUO verzoeken om inzage en correctie van hun persoonsgegevens. Daarnaast is het in sommige gevallen mogelijk om verzet aan te tekenen tegen het gebruik ervan. Is de leerling of student nog geen 16, dan moet een ouder het verzoek indienen. U kunt leerlingen, studenten en ouders voor meer informatie verwijzen naar DUO Particulier.
Gegevens in ROD
DUO beheert ROD namens de minister van OCW. DUO gebruikt de gegevens in ROD voor het vaststellen van de bekostiging. Daarnaast worden de gegevens gebruikt door het ministerie van OCW, scholen en schoolbesturen, gemeenten, het CBS, Vensters PO en de IvhO.
In de Wet op het primair onderwijs Link opent externe pagina en de Wet op de expertisecentra Link opent externe pagina staat welke gegevens u moet uitwisselen met ROD. In de Wet register onderwijsdeelnemers Link opent externe pagina staat aan welke partijen DUO de gegevens uit ROD mag leveren.
Geen verwerkersovereenkomst met DUO
Een verwerkersovereenkomst wordt afgesloten op het moment dat u een andere partij inschakelt om persoonsgegevens voor u te verwerken. Deze andere partij wordt als ‘verwerker’ aangemerkt. Op het moment dat u (persoons)gegevens aanlevert aan DUO (bijvoorbeeld voor ‘bekostiging van het onderwijs’) dan doet u dit omdat in de wet staat dat u hiervoor een aantal (persoons)gegevens moet aanleveren. DUO verwerkt de door u aangeleverde persoonsgegevens op basis van een ‘wettelijke taak’ en treedt in dit geval niet op als ‘verwerker’. Een verwerkersovereenkomst is daarom niet nodig.
Leerling in onveilige situatie
Is het van belang dat de verblijfplaats van een leerling of student geheim blijft? Hiervoor heeft DUO een aparte procedure. Hebt u te maken met een leerling of student in een onveilige situatie, neem dan contact op met DUO. Wordt de leerling of student vermist, dan is het begrijpelijk dat u bezorgd bent. Toch mag u de registers van DUO niet gebruiken om de leerling te vinden.