Leerjaar en groep uitwisselen
Of u het leerjaar moet uitwisselen, hangt af van het soort school. De groep wisselt u altijd uit.
Leerjaar bepalen
Leerjaren in het basisonderwijs
In het basisonderwijs is het leerjaar het onderwijsniveau van de leerling: de leerjaren 1 t/m 8.
Alleen scholen voor varende kinderen mogen leerjaar 0 gebruiken. Zij kunnen leerjaar 0 registreren bij leerlingen jonger dan 4 jaar.
Leerjaren in het speciaal basisonderwijs
Het speciaal basisonderwijs heeft de leerjaren 1 t/m 8. Maar het komt regelmatig voor dat een leerling niet voor alle vakken hetzelfde niveau haalt. Registreer dan het leerjaar waarop hij het meest onderwijs volgt.
Registreer leerjaar 8 als de leerling het volgende schooljaar naar het voortgezet onderwijs gaat. Doe dit bij voorkeur vóór 1 maart van het laatste schooljaar.
Leerjaren in het speciaal onderwijs
In het speciaal onderwijs wisselt u geen leerjaar uit met ROD.
In het voortgezet speciaal onderwijs registreert u het leerjaar alleen voor leerlingen met de erkende opleidingscode ‘Vervolgonderwijs’. Het leerjaar geeft hier het niveau aan waarop de leerling onderwijs volgt, bijvoorbeeld 2 voor het niveau van het 2e jaar van de havo.
Groep bepalen
Bij elke soort onderwijs wisselt u de groep uit met ROD. De leerlingen waarmee de leerling tijdens het schooljaar de meeste tijd op school doorbrengt, vormen de groep. Bijvoorbeeld: ‘1a’, ‘Groen’ of ‘Dolfijnen’. Aandachtspunten bij het registreren van een groep zijn:
- Zorg dat alle leerlingen aan 1 vaste groep gekoppeld zijn.
- Hanteer voor een groep altijd dezelfde unieke naam.
- Duid kleine groepjes niet aan als aparte groep, maar gebruik de naam van de groep waarin de leerling het grootste deel van de week onderwijs krijgt.
- Zitten de leerlingen op verschillende locaties? Geef ze dan per locatie een aparte groepsnaam.
Combinatiegroepen
In een combinatiegroep zitten leerlingen uit verschillende leerjaren. Bijvoorbeeld de combinatiegroep '1A/2A'. U wisselt dezelfde groepsaanduiding uit met ROD, maar het leerjaar verschilt.
Wat moet u doen?
Wissel ieder nieuw schooljaar voor alle leerlingen de groep uit waarin ze onderwijs volgen, en zo nodig ook het leerjaar:
- Registreer een nieuwe inschrijvingsperiode in uw LAS. De begindatum is de datum waarop de leerling naar het nieuwe leerjaar en/of de groep gaat. Is dit de 1e dag van het nieuwe schooljaar, dan wordt deze datum 1 augustus.
- Voer zo nodig het nieuwe leerjaar in.
- Voer de nieuwe groep in.
- Gaat de leerling ook naar een andere vestiging? Voer dan ook de gegevens van de nieuwe vestiging in.
- U ontvangt direct bericht of de nieuwe gegevens in ROD zijn opgenomen. Ontvangt u een foutmelding? Los de foutmelding op met behulp van de signaalzoeker op onze website.
Groepen en de jeugdgezondheidszorg
Voor het juist inplannen van onderzoeken moet de jeugdgezondheidszorg (JGZ) weten welke leerling op welke locatie les krijgt. De JGZ krijgt deze gegevens vanuit ROD.
Heeft uw school meerdere locaties, maar registreert u alle leerlingen op 1 locatie? Dan maakt u in het veld 'groepsnaam' een verwijzing naar de locatie waar die groep les krijgt. U noemt de groepen op de locatie Dorpsstraat bijvoorbeeld D1, D2a, D2b, enzovoort. De groepen op de locatie Kruisweg noemt u K1, K2, K3/4, K8 enzovoort.
Zittenblijven
Blijft een leerling zitten in het (s)bo, dan registreert u een nieuwe inschrijvingsperiode, met een nieuwe begindatum, hetzelfde leerjaar en eventueel een nieuwe groep. De begindatum is 1 augustus.
Contact ROD po
U kunt uw vraag telefonisch of per mail stellen.
Mailen
Stel uw vraag via helpdeskpo@rod.duo.nl. Vermeld uw instellingscode of bestuursnummer. We beantwoorden uw mail binnen 3 werkdagen.
Bellen
U kunt ons bellen op 050 599 77 66 op werkdagen van 9.00 tot 13.00 uur.