Inschrijven leerling

U wilt een leerling inschrijven in uw leerlingenadministratiesysteem (LAS), omdat hij binnen nu en een jaar op uw school komt.

Persoonsgegevens leerling uitwisselen

Inschrijven gaat het makkelijkst met het burgerservicenummer (bsn) van de leerling. U hebt dan verder alleen geboortedatum, geslacht en postcode of landcode van de leerling nodig. Deze persoonsgegevens wisselt u uit samen met de inschrijvingsgegevens. Neem de gegevens over van een van de volgende documenten:

  • paspoort
  • identiteitskaart
  • geboortebewijs
  • afschrift van de persoonslijst die bij de geboorte door de gemeente wordt verstrekt
  • uitschrijfbewijs (niet ouder dan 6 maanden)

Van een identiteitsbewijs van de leerling mag u vanwege de privacywet geen kopie bewaren.

Hebt u geen bsn van de leerling? Kijk dan op de pagina bijzondere situaties.

Wat moet u doen?

  1. Registreer de inschrijvingsgegevens en de persoonsgegevens van de leerling in uw LAS.
  2. Wissel de gegevens binnen 7 dagen uit met BRON.
  3. Haal de terugkoppelingen van BRON op in uw LAS.
  4. U ontvangt een apart bericht met de inschrijving in uw LAS.
  5. U ontvangt een apart bericht met de eventuele uitschrijfdatum van een vorige school.
  6. Pas eventueel de gegevens aan en wissel opnieuw uit. 

Vragen? Meer informatie vindt u in het handboek BRON WPO of het handboek BRON WEC.

Geheim adres

Is het van belang dat de verblijfplaats van de leerling geheim blijft? Neem dan contact op met DUO. Hiervoor heeft DUO een aparte procedure,

Correcte inschrijfdatum bepalen

Met de inschrijfhulp ziet u binnen een paar stappen wat de correcte inschrijfdatum is en wat u moet doen.

Hebt u een fout gemaakt? Hoe u de inschrijfdatum van een leerling aanpast, verschilt per LAS. Kijk in de handleiding of neem contact op met uw softwareleverancier.

Leerling komt na zomervakantie op school

Bezoekt een leerling de school voor het eerst op de 1e schooldag na de zomervakantie? Dan schrijft u hem in met ingang van 1 augustus. Er is een uitzondering voor leerlingen die tussen 1 augustus en de 1e dag van het schooljaar 4 jaar worden. Deze leerlingen schrijft u in op de datum waarop de leerling voor het eerst onderwijs volgt op uw school. Vaak is dat de 1e schooldag na de zomervakantie.

Andere inschrijfdatum

Komt de leerling op een andere datum voor het eerst op uw school? Dan schrijft u de leerling in per de datum waarop de leerling voor het eerst onderwijs bij u volgt.

Het is niet mogelijk om een leerling in te schrijven per een datum die in het weekend of in een schoolvakantie valt. U moet de leerling immers inschrijven per de 1e dag dat hij onderwijs bij u volgt.

Leerling komt van een andere school

Komt de leerling van een andere school? Dan hebt u een uitschrijfbewijs nodig van de vorige school. Is er geen uitschrijfbewijs of is het uitschrijfbewijs ouder dan 6 maanden? Dan is een recente verklaring van de ouders of verzorgers ook goed. In deze verklaring moet staan dat de leerling in de 6 maanden voor de inschrijfdatum niet op een andere school stond ingeschreven. Het uitschrijfbewijs of de ouderverklaring neemt u op in uw administratie.
Als de inschrijving in BRON staat, ontvangt u in uw LAS een bericht met de uitschrijfdatum van de oude school. De oude school ontvangt uw inschrijfdatum in hun LAS. U moet nog wel binnen 1 week de inschrijfdatum schriftelijk aan de oude school doorgeven. De oude school moet de uitschrijfdatum zo nodig aanpassen zodat deze aansluit op de inschrijfdatum van de nieuwe school.

Aanmelding niet uitwisselen

Een aanmelding wisselt u nog niet uit met BRON. Pas als u de leerling inschrijft, gaat u gegevens uitwisselen. U kunt de persoonsgegevens van de leerling wel alvast controleren. Registreer ze in uw LAS en stuur een identificatieverzoek naar BRON. U krijgt binnen 5 werkdagen een terugkoppeling.