Levering personeelsgegevens

Elk schoolbestuur is wettelijk verplicht personeelsgegevens aan DUO te leveren.

DUO verzamelt personeelsgegevens waarmee het ministerie van OCW zijn beleid voorbereidt, monitort en evalueert. Een schoolbestuur is wettelijk verplicht deze personeelsgegevens te leveren volgens een programma van eisen. U vindt ze verderop op deze pagina.

Memo standaardlevering personeelsgegevens

In het Memo Standaardlevering Personeelsgegevens 2013 staat hoe en welke personeelsgegevens u bij DUO moet aanleveren. Het aanpassen van de programma's van eisen aan veranderingen in de wetgeving en aan andere nieuwe omstandigheden kost meestal veel tijd. In dit memo is vastgelegd hoe u die veranderingen in de leveringen moet verwerken en vanaf wanneer u de de aangepaste leveringen moet doen.

In de bijlage op het memo staan de controles die DUO doet op de levering van personeelsgegevens en de signalen en signaalteksten u kunt verwachten.

Onderwijsinstellingen zijn verantwoordelijk voor de levering van personeelsgegevens via Mijn DUO. DUO verwerkt de geleverde gegevens binnen 24 uur.

Premies WGA en Whk

Volgens het Memo Standaardlevering personeelsgegevens 2013 moet het bestand LoonToelageKorting gegevens over looncomponent 1220 Premie WGA bevatten. Met ingang van 1 januari 2014 is deze premie vervangen door de werkgeverspremie Werkhervattingskas (Premie Whk). De premie Whk moet onder looncomponent 1220 Premie WGA aangeleverd worden.

Ontslaguitkering 2014

Met ingang van 1 januari 2014 vervalt de mogelijkheid om een ontslaguitkering als stamrecht onbelast uit te keren aan een (ex-)werknemer. Voor bestaande gevallen geldt vanaf 1 januari 2014 een overgangsrecht, waardoor u onder voorwaarden een deel van een ontslaguitkering belast en een deel onbelast mag uitkeren. Nieuwe volledig belastbare ontslaguitkeringen en het belastbare deel van bestaande stamrechtuitkeringen moet u aanleveren onder looncomponent 420 Bruto toelagen: eenmalige uitkering. Het onbelastbare deel van bestaande stamrechtuitkeringen moet u opgeven onder looncomponent 600 Netto toelagen: overig.

Regelingen duurzame inzetbaarheid en levensfasebewust personeelsbeleid

Met de inwerkingtreding van de nieuwe cao's voor po, vo en mbo is de bestaande BAPO-regeling vervallen. In het po en mbo komt hiervoor een regeling Duurzame inzetbaarheid in de plaats; in het vo is dit de regeling Levensfasebewust personeelsbeleid. Gegevens over het gebruik van deze regelingen geeft u door via het bestaande veld 'BAPO-omvang' in het onderdeel 'Arbeidsrelatie' en de code/het veld 3100 'Bruto korting ouderenregeling/BAPO' in het onderdeel 'Loon, toelagen en kortingen'.

In het veld BAPO-omvang moet het aantal uren (uitgedrukt in fte) worden vermeld dat wordt opgenomen uit het aanvullend budget, waarvoor een korting op het loon wordt toegepast. Hier geeft u de uren op uit de regeling zelf en uit de overgangsregeling. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen uren met een gedeeltelijke inhouding en een 100%-inhouding. In het po en vo kunnen in de overgangsregeling uren uit het persoonlijk budget worden ingezet voor verlof zonder dat dit leidt tot vermindering van het brutoloon. Deze uren worden niet in het veld BAPO-omvang opgegeven. In het mbo vervalt het persoonlijk budget als een werknemer gebruik maakt van de overgangsregeling. Daarom worden in het mbo alle verlofuren die in het kader van de overgangsregeling worden opgenomen, in het veld BAPO-omvang opgegeven. Net als onder de BAPO-regeling wordt de opname van verlofuren uit een of meer aanvullende budgetten niet verrekend in de betrekkingsomvang die in het veld 'Betrekkingsomvang' (in onderdeel 'Arbeidsrelatie) wordt opgegeven.

In het onderdeel 'Loon, toelagen en kortingen' wordt het totaalbedrag vermeld van alle eigen bijdragen die samenhangen met het gebruik van een of meer aanvullende budgetten uit de nieuwe regelingen of de overgangsregelingen. Dit gebeurt onder de code 3100 'Bruto korting ouderenregeling/BAPO'/in het veld 'Bruto korting ouderenregeling/BAPO'. Ook als een werknemer zowel verlofuren opneemt met een gedeeltelijke als verlofuren met een volledige inhouding van het loon wordt 1 totaalbedrag vermeld.

De cao VO biedt twee extra bestedingsmogelijkheden voor het persoonlijk budget. De eerste is de mogelijkheid om uren uit het persoonlijk budget te kapitaliseren en uit te betalen. Het bedrag van deze uitbetaling wordt geleverd als 420 'Bruto toelagen: eenmalige uitkering'. De tweede is om uren uit het persoonlijk budget op te nemen als verlof. Deze uren worden niet vermeld in het veld 'BAPO-omvang'. Zij moeten geleverd worden in het onderdeel 'Verlofgegevens' onder de code 7 'overig verlof'.

Leverdatums

Vier keer per jaar moeten kwartaalgegevens en één keer per jaar jaargegevens aan DUO geleverd worden:


Q1
Q2
Q3
Q4
po
1 juli
15 september
15 december
15 maart
vo
1 juli
1 oktober
1 januari
1 april
mbo
15 juni
15 september
15 december

15 maart

De deadlines voor het voortgezet onderwijs lopen 2 weken achter op die voor het primair onderwijs en het middelbaar beroepsonderwijs. Scholen en instellingen mogen de deadlines van het VO als uitgangspunt kiezen.

De deadlines van Q4 en Jaar zijn gelijk. Het is belangrijk dat eerst Q4 en dan het jaar wordt aangeleverd. De jaarlevering overschrijft namelijk de kwartaallevering.

Herleveringen en naleveringen

Het bevoegd gezag van een school is verantwoordelijk voor een actuele, betrouwbare en complete levering van personeelsgegevens aan DUO.

Als een eerdere levering niet in orde is of niet heeft plaatsgevonden, draagt het bevoegd gezag de verantwoordelijkheid. Een her- of nalevering moet via Mijn DUO verricht worden. Technisch moet een her- en nalevering aan dezelfde voorwaarden voldoen als een reguliere levering. Als de oorspronkelijke levering voor meer dan één bevoegd gezag is gedaan, mag een her- of nalevering bestaan uit de levering van de volledige gegevens van alleen de te corrigeren of na te leveren bevoegde gezagen.

In een overleg van het ministerie met de sociale partners is vastgesteld dat dergelijke correcties alleen met goedkeuring van de MR mogen worden ingediend. De MR accordeert met een handtekening de gewijzigde levering. Bij de controle moet  de accountant hiervan een verklaring kunnen overleggen. De nieuwe gegevens vervangen de eerdere levering. DUO zal de eerdere gegevens uit zijn bestanden verwijderen en de nieuwe hieraan toevoegen. De herlevering moet een volledige set gegevens bevatten van alle personen die bij het bevoegd gezag werken. Het is niet mogelijk om slechts een deel van de gegevens aan te leveren.

Aanleveren via Mijn DUO

Om de personeelsgegevens te leveren logt u in op Mijn DUO. U moet daarvoor een toegangsnaam, een wachtwoord en een token (een aanvullende beveiliging) hebben. De procedure om toegang te krijgen vindt u door rechts in de menubalk op 'Inloggen' te klikken.

Als de verwerking is afgerond ontvangt de contactpersoon een e-mail dat hij de terugkoppeling kan ophalen van Mijn DUO. In de terugkoppeling staat of de levering correct verwerkt is en welke signalen er zijn.

Programma's van eisen

Bekijk hieronder het programma van eisen voor uw schoolsoort. 

Primair onderwijs
Voortgezet onderwijs
Middelbaar beroepsonderwijs