Naar Leerlingenadministratie

Inschrijven leerling

Eerst identificatieverzoek

Wilt u een leerling inschrijven in uw leerlingenadministratiesysteem (LAS), omdat hij binnen een jaar op uw school komt? Stuur vóór u de leerling inschrijft een identificatieverzoek naar het Register Onderwijsdeelnemers (ROD). De voorkeur gaat uit naar een verzoek met burgerservicenummer (BSN), geboortedatum en geslacht. Als u geen BSN hebt, kunt u een identificatieverzoek doen met alle persoonsgegevens van de leerling.

ROD controleert de gegevens bij de Basisregistratie Personen (BRP). U krijgt in de terugkoppeling in uw LAS het burgerservicenummer (BSN) of onderwijsnummer van de leerling. Gebruik dit nummer om de leerling in te schrijven.

Leerling woont in buitenland

Ook bij een leerling die over de grens woont in Duitsland of België, stuurt u eerst een identificatieverzoek naar ROD. Gebruik het burgerservicenummer, de geboortedatum, het geslacht en de landcode. De landcode voor België is 5010 en die voor Duitsland 9089.

Hebt u geen burgerservicenummer van de leerling? Schrijf de leerling dan in zonder burgerservicenummer, met de volledige naam, de geboortedatum, het geslacht en het volledige adres. Gebruik het formele woonadres van de leerling. Dit is het adres waarop de leerling bij de (eventueel buitenlandse) gemeente is ingeschreven.

Leerling inschrijven

Registreer de inschrijvingsgegevens van de leerling in uw LAS en wissel dit binnen 7 dagen uit met ROD. ROD controleert of de inschrijving in aanmerking komt voor bekostiging en geeft een voorlopige bekostigingsstatus af. Voor de bekostiging moeten leerlinggegevens vóór 15 oktober in ROD staan.

Als er nog een fout in de gegevens zit, dan ontvangt u een signaal in uw LAS. Corrigeer eventuele fouten in de gegevens en wissel de inschrijving opnieuw uit met ROD. Gebruik de handleiding voor een uitleg van de signalen. De juiste erkende opleidingscode (voorheen elementcode) vindt u in de opleidingscodetabel Link opent externe pagina .

Als de inschrijvingsgegevens van een leerling wijzigen, pas dit dan aan in uw LAS en wissel opnieuw uit met ROD.

Onderwijslocatie en onderwijsaanbieder

Begint de inschrijvingsperiode op of na 1 augustus 2020? Registreer dan ook de onderwijsaanbieder en de onderwijslocatie bij de inschrijving van een leerling. De onderwijsaanbieder en onderwijslocatie zijn opgenomen in Registratie Instellingen en Opleidingen (RIO).

Datum Inschrijving

  • Een leerling die direct na de zomervakantie op school komt, schrijft u met ingang van 1 augustus in.
  • Komt een leerling op een andere datum voor het eerst op school? Stem dan de inschrijfdatum af met de andere school. De in- en uitschrijfdatum moeten op elkaar aansluiten. Er mag dus geen weekend tussen zitten en de in-en uitschrijfdatum mogen niet op dezelfde dag liggen.

Mutaties persoonsgegevens

Als in de Basisregistratie Personen (BRP) persoonsgegevens gewijzigd worden, dan stuurt DUO deze gegevens naar de school waar de leerling staat ingeschreven. De school ontvangt dan een bericht ‘spontane mutatie’. Bijvoorbeeld na een verhuizing. Neem de gewijzigde persoonsgegevens over in uw LAS.

Handmatige mutaties

Kunt u een mutatie zelf niet meer uitvoeren en uw softwareleverancier ook niet? Alleen in dat geval kunnen wij de mutatie voor u uitvoeren.

  1. Log in op Mijn DUO
  2. Ga naar BRON-(VA)VO
  3. Ga naar Verzoek handmatige mutatie en vul de gevraagde gegevens in.
  4. Als het nodig is een bijlage mee te sturen, dan kunt u die uploaden via bestandsuitwisseling. Bijvoorbeeld een kopie diploma. Verwijs in het Verzoek handmatige mutatie naar de bijlage.

Om een handmatige mutatie te kunnen doen, hebt u in Mijn DUO de rol ‘BRON-VO verzoek Handmatige Mutatie’ of ‘BRON-VAVO verzoek Handmatige Mutatie’ nodig. De beheerder bij uw school kan deze rol aan uw account koppelen. Het kenmerk moet de instellingscode van uw school zijn.

Samenwerking vo en mbo/vavo

Soms volgt een vo-leerling een deel van het onderwijs op een mbo-instelling. Of de leerling doet examen via het vavo. De leerling blijft ingeschreven op uw vo-school. Vul het veld ‘verblijf ander instelling’ als de leerling examen doet via het vavo. Meer informatie vindt op Inschrijven mbo bij samenwerking vo.

Contact ROD vo

U kunt uw vraag telefonisch of per mail stellen.

Mailen

Stel uw vraag via ipo@duo.nl. Vermeld uw instellingscode of bestuursnummer. We beantwoorden uw mail binnen 3 werkdagen.

Bellen

U kunt ons bellen op 050 599 90 00 op werkdagen van 9.00 tot 13.00 uur.

Niets missen?

Het onderwijs is constant in beweging. Abonneer u op onze nieuwsbrief.

Verbergen feedback scherm Sluiten feedback scherm Tonen feedback scherm
Wat vindt u van de website?

We willen onze website graag verbeteren. Helpt u ons verder? Het duurt ongeveer 1 minuut.

Ja, ik doe mee

We willen onze website graag verbeteren. Helpt u ons verder? Het duurt ongeveer 1 minuut.

Ja, ik doe mee

We willen onze website graag verbeteren. Helpt u ons verder? Het duurt ongeveer 1 minuut.

Ja, ik doe mee

We willen onze website graag verbeteren. Helpt u ons verder? Het duurt ongeveer 1 minuut.

Ja, ik doe mee