Levering personeelsgegevens

Elk schoolbestuur is wettelijk verplicht personeelsgegevens aan DUO te leveren.

DUO verzamelt personeelsgegevens waarmee het ministerie van OCW zijn beleid voorbereidt, monitort en evalueert. Een schoolbestuur is wettelijk verplicht deze personeelsgegevens te leveren volgens een programma van eisen. U vindt ze verderop op deze pagina.

Memo standaardlevering personeelsgegevens

In het Memo Standaardlevering Personeelsgegevens 2013 staat hoe en welke personeelsgegevens u bij DUO moet aanleveren. Het aanpassen van de programma's van eisen aan veranderingen in de wetgeving en aan andere nieuwe omstandigheden kost meestal veel tijd. In het memo staat hoe u die veranderingen in de leveringen moet verwerken en vanaf wanneer u de de aangepaste leveringen moet doen. In de bijlage op het memo staan de controles die DUO doet op de levering van personeelsgegevens en de signalen en signaalteksten u kunt verwachten.

Onderwijsinstellingen zijn verantwoordelijk voor de levering van personeelsgegevens. DUO verwerkt de geleverde gegevens binnen 24 uur.

Leverdatums

4 keer per jaar moeten kwartaalgegevens en 1 keer per jaar jaargegevens aan DUO geleverd worden:


Q1 Q2 Q3 Q4
Po 1 juli 15 september 15 december 15 maart
Vo 1 juli 1 oktober 1 januari 1 april
Mbo 15 juni 15 september 15 december 15 maart

De deadlines voor het voortgezet onderwijs lopen 2 weken achter op die voor het primair onderwijs en het middelbaar beroepsonderwijs. Scholen en instellingen mogen de deadlines van het VO als uitgangspunt kiezen.

De deadlines van Q4 en Jaar zijn gelijk. Het is belangrijk dat eerst Q4 en dan het jaar wordt aangeleverd. De jaarlevering overschrijft namelijk de kwartaallevering.

Aanleveren via Mijn DUO

Om de personeelsgegevens te leveren logt u in op Mijn DUO. U moet daarvoor een toegangsnaam, een wachtwoord en een token (een aanvullende beveiliging) hebben. De procedure om toegang te krijgen vindt u door rechts in de menubalk op 'Inloggen' te klikken.

Als de verwerking is afgerond ontvangt de contactpersoon een e-mail dat hij de terugkoppeling kan ophalen van Mijn DUO. In de terugkoppeling staat of de levering correct verwerkt is en welke signalen er zijn.

Programma's van eisen

Bekijk hieronder het programma van eisen voor uw schoolsoort.

Primair onderwijs
Voortgezet onderwijs
Middelbaar beroepsonderwijs

GGL-gegevens in het primair onderwijs

Jaarlijks levert een po-schoolbestuur vóór 1 december aan DUO de gewogen gemiddelde leeftijd (GGL) van de leraren. Vóór 1 juli stuurt het bestuur de door de instellingsaccountant gecontroleerde gegevens naar DUO. Kijk op GGL-gegevens leveren en verantwoorden.