Kalender

Nieuws

Naar Verzuim

Gegevenskoppeling en routering

Dubbele registratie voorkomen

Als leerplichtambtenaar kunt u voorkomen dat er dubbele registraties van leerlingen ontstaan. Hebt u van een leerling een burgerservicenummer (bsn) én een onderwijsnummer? Laat deze gegevens dan koppelen in de registers van DUO.

Bsn en onderwijsnummer koppelen

U hebt hiervoor de rol ‘behandelaar RMC’ nodig en er moet een regiocode of gemeentecode gekoppeld zijn aan deze rol.

  1. Vul het Excel-bestand Koppelen gegevens in.
  2. Sla het bestand op uw bureaublad op. De bestandsnaam moet als volgt opgebouwd zijn:
    • Jaar, maand, dag (20180925 voor 25 september 2018).
    • R voor een RMC-regio, G voor een gemeente.
    • Uw RMC- of gemeentecode. Deze code moet altijd uit 4 karakters bestaan. Als uw RMC- of gemeentecode uit minder dan 4 karakters bestaat, moet u voorloopnullen gebruiken.
    • Eindig de bestandsnaam met ‘.koci.xls’ of '.koci.xlsx'.
    • De volledige bestandsnaam ziet er dan bijvoorbeeld zo uit: 20180925G1234.koci.xls(x)
  3. Zet het bestand op Mijn DUO.
    • Kies bij bestandssoort 'Koppeling OWN/BSN'.
  4. Stuur een e-mail naar verzuim@duo.nl om te laten weten dat het bestand klaarstaat. Vermeld de bestandsnaam.
  5. DUO koppelt de gegevens en beantwoordt eventuele vragen. Daarna plaatsen we het bestand terug in Mijn DUO, met de antwoorden op uw vragen. U krijgt een e-mail dat het bestand voor u klaarstaat.

Vragen over leerlingen

Hebt u een inhoudelijke vraag over een specifieke leerling? Stel dan uw vraag op dezelfde manier als waarop u de persoonsgegevens koppelt. Het enige verschil is dat u uw vraag invult in de kolom ‘Opmerking Gemeente/Regio’. DUO plaatst het bestand met het antwoord in Mijn DUO.

Routeren verzuimmeldingen

Als leerplichtambtenaar wilt u verzuimmeldingen en gegevensleveringen van DUO naar een ander e-mailadres laten sturen. Hiervoor gebruikt u de formulieren Alternatieve routering verzuimloket en Verklaring gegevensverstrekking aan verwerker.

Op het formulier Alternatieve routering verzuimloket kunt u per soort leerling kiezen waar de melding moet binnenkomen. Vul op dit formulier altijd 3 instanties en e-mailadressen in, ook als u 2 verschillende soorten meldingen naar hetzelfde adres wilt laten sturen.