Inschrijven leerling

U wilt een leerling inschrijven in uw administratie omdat hij binnen een jaar op uw instelling komt.

Leerling identificeren

Stuur eerst de persoonsgegevens van de leerling naar BRON met een bericht 'Identificatieverzoek'. BRON controleert dan de gegevens bij de Basisregistratie Personen (BRP). U krijgt in de terugkoppeling in uw administratie het burgerservicenummer (bsn) of onderwijsnummer van de leerling. Gebruik dit nummer om de leerling in te schrijven.

Leerling inschrijven

Registreer de inschrijvingsgegevens van de leerling in uw administratie en wissel dit uit met BRON. BRON controleert of de inschrijving in aanmerking komt voor bekostiging en geeft een voorlopige bekostigingsstatus af. Voor de bekostiging moeten leerlinggegevens vóór 15 oktober in BRON staan.

Zit er nog een fout in de gegevens, dan ontvangt u een signaal in uw administratie. Pas eventueel de gegevens aan en wissel de inschrijving opnieuw uit met BRON.

Meer informatie vindt u in de handleiding BRON voor vavo (642Kb, pdf). De juiste elementcode vindt u in de elementcodetabel.

Leerling uit Duitsland of België

Een leerling die over de grens woont, schrijft u in uw administratie in met burgerservicenummer, geboortedatum, geslacht en landcode. De landcode voor België is 5010 en die voor Duitsland 9089. Gebruik geen adresgegevens: dit leidt tot een afkeuring.

Hebt u geen burgerservicenummer van de leerling? Schrijf de leerling dan in zonder burgerservicenummer, met zijn volledige naam, geboortedatum, geslacht en in deze gevallen wél met het volledige adres.

Gezakt voor vo

Gezakte leerlingen van 16 en 17 jaar kunnen door een vo-school worden uitbesteed aan het vavo. Zij blijven ingeschreven staan op hun eigen vo-school. Bij het vavo staan ze ingeschreven als examenkandidaat. De vo-school blijft verantwoordelijk voor het aanleveren van de inschrijfgegevens aan BRON. De vavo-instelling levert de examengegevens aan BRON.

Mutaties persoonsgegevens

Als in de Basisregistratie Personen (BRP) persoonsgegevens gewijzigd worden, dan stuurt DUO deze gegevens naar de instelling waar de leerling staat ingeschreven. De instelling ontvangt dan een bericht ‘spontane mutatie’. Bijvoorbeeld na een verhuizing. Neem de gewijzigde persoonsgegevens over in uw administratie.

Dubbele inschrijving oplossen

Een leerling mag niet op 2 instellingen tegelijk ingeschreven staan. U moet een dubbele inschrijving zo snel mogelijk oplossen. Stem de inschrijfdatum en de uitschrijfdatum af met de andere instelling.

U ontvangt een bericht over de dubbele inschrijving in uw administratie of in het kwaliteitscontrolebestand in Mijn DUO. U ziet hier het BRIN-nummer van de andere instelling. De in- en uitschrijfdatum kunt u terugvinden in het leerlingdossier in Mijn DUO.

Handmatige mutaties

Kunt u een mutatie zelf niet meer uitvoeren en uw softwareleverancier ook niet? Alleen in dat geval kunnen wij de mutatie voor u uitvoeren. Vul het Aanvraagformulier handmatige mutatie BRON-VO/VAVO volledig in en plaats het op Mijn DUO in de map BNDOCALG. Stuur daarna een e-mail naar ipo@duo.nl.