Inschrijven student

Het inschrijven en aanmelden van studenten verloopt grotendeels automatisch. Zo krijgt u eenvoudig de juiste bekostiging.

Inschrijfproces in het kort

De student schrijft zich via Studielink in bij de opleiding en instelling waar hij onderwijs wil volgen. Studielink stuurt het burgerservicenummer (bsn) van de student naar DUO. De persoonsgegevens worden gecontroleerd bij de gemeente. Vervolgens koppelt DUO de persoons- en vooropleidingsgegevens van de student terug naar Studielink en uw instelling. U moet dan de gegevens controleren en bepalen of de student voldoet aan de opleidingseisen.

BRON HO

Nadat u een student heeft ingeschreven in uw administratie, wordt de inschrijving in het Basis Register Onderwijs voor Hoger Onderwijs (BRON HO) vastgelegd. BRON HO is een ketenproces waarbij inschrijvingen en diploma's van studenten in het hoger onderwijs worden vastgelegd in registers bij DUO. Deze gegevens gebruikt DUO bij het berekenen van de bekostiging. De belangrijkste registers zijn Onderwijsdeelname (OD-HO) en Onderwijsresultaten (OR-HO). De gegevensuitwisseling gaat op basis van een persoonsgebonden nummer, meestal het burgerservicenummer.

Geen bsn

Een student uit het buitenland heeft meestal geen bsn en kan zich daarom niet op de gebruikelijke manier inschrijven. U neemt dan een kopie van het paspoort op in het studentendossier. U stuurt de overige studentgegevens naar DUO, inclusief een eventueel verblijfsdocument. DUO controleert of er toch een bsn is. Zo niet, dan krijgt u een onderwijsnummer teruggekoppeld. Die gebruikt u om gegevens van de student met DUO uit te wisselen.

Handmatige mutatie registers

Handmatig muteren kan bij de registers Onderwijsdeelname OD, onderwijsresultaat OR en Basisadministratie personen BAP. Dit kan bij gegevens die niet via het reguliere berichtenverkeer gewijzigd kunnen worden én bij gegevens die ouder zijn dan 7 jaar.
In het register Basisadministratie Personen kunnen alleen Onderwijsnummers handmatig gemuteerd worden. Heeft de student een bsn, dan kan hij zijn persoonsgegevens zelf laten wijzigen bij de gemeente.

Bijzondere situatie zij-instromers

  • Niet aanleveren aan BRON:
    Instellingen in het vo of bve kunnen subsidie krijgen voor het aannemen van een niet-bevoegde zij-instromer, voor het halen van een geschiktheidsverklaring in het ho. Voor de ho-instelling geldt dit niet als een inschrijving als student. De instelling levert de zij-instromer dus niet bij BRON aan. De geschiktheidsverklaringen komen ook niet als getuigschrift in het diplomaregister
  • Wel aanleveren aan BRON:
    De term zij-instromers wordt ‘onterecht’ gebruikt voor studenten met een lerarenbeurs voor scholing. Deze beurs wordt onder andere verstrekt voor het volgen van een bachelor- of een masteropleiding. Dit valt als studie onder de WHW. Deze inschrijvingen en graden worden wel aangeleverd aan BRON en opgenomen in het diplomaregister.