Inschrijven student

Het inschrijven en aanmelden van studenten verloopt grotendeels automatisch. Zo krijgt u eenvoudig de juiste bekostiging.

Inschrijfproces in het kort

De student schrijft zich via Studielink in bij de opleiding en instelling waar hij onderwijs wil volgen. Studielink stuurt het burgerservicenummer (bsn) van de student naar DUO. De persoonsgegevens worden gecontroleerd bij de gemeente. Vervolgens koppelt DUO de persoons- en vooropleidingsgegevens van de student terug naar Studielink en uw instelling. U moet dan de gegevens controleren en bepalen of de student voldoet aan de opleidingseisen.

Volgt de student een intensief programma, vink dan bij de inschrijving de optie 'intensief programma' aan.

BRON HO

Nadat u een student heeft ingeschreven in uw administratie, levert u de inschrijving via het berichtenverkeer aan het Basis Register Onderwijs voor Hoger Onderwijs (BRON HO). BRON HO is een ketenproces waarbij inschrijvingen en diploma's van studenten in het hoger onderwijs worden vastgelegd in registers bij DUO. Deze gegevens gebruikt DUO bij het berekenen van de bekostiging. De belangrijkste registers zijn Onderwijsdeelname (OD-HO) en Onderwijsresultaten (OR-HO). De gegevensuitwisseling gaat op basis van een persoonsgebonden nummer, meestal het burgerservicenummer.

Geen bsn

Een student uit het buitenland heeft meestal geen bsn en kan zich daarom niet op de gebruikelijke manier inschrijven. U neemt dan een kopie van het paspoort op in het studentendossier. U stuurt de overige studentgegevens naar DUO, inclusief een eventueel verblijfsdocument. DUO controleert of er toch een bsn is. Zo niet, dan krijgt u een onderwijsnummer teruggekoppeld. Die gebruikt u om gegevens van de student met DUO uit te wisselen.

Eisen nationaliteit

Om in aanmerking te komen voor wettelijk collegegeld en bekostiging moet de student voldoen aan 1 van de volgende voorwaarden:

  • de student heeft de Nederlandse nationaliteit
  • de student komt uit een EU/EER-land of Zwitserland, of is een familielid van iemand uit 1 van deze landen
  • de student is in bezit van een verblijfsvergunning type II, III, IV of V
  • de student is in bezit van een verblijfsvergunning type I, met de juiste voorwaarde.

Een lijst met juiste voorwaarden vindt u in het Programma van Eisen (3714Kb, pdf), hoofdstuk 22. Komt u er niet uit? Leg de situatie voor aan DUO via nationaliteit@duo.nl.

Handmatige mutatie registers

Lukt het niet meer om een mutatie zelf uit te voeren? Onder sommige voorwaarden kan DUO dit voor u doen. Lees hier meer over op de pagina ‘Verzoek handmatige mutatie

Zij-instromers

Niet aanleveren aan BRON:

  • Instellingen in het vo of bve kunnen subsidie krijgen voor het aannemen van een niet-bevoegde zij-instromer, voor het halen van een geschiktheidsverklaring in het ho. Voor de ho-instelling geldt dit niet als een inschrijving als student. De instelling levert de zij-instromer dus niet bij BRON aan. De geschiktheidsverklaringen komen ook niet als getuigschrift in het diplomaregister

Wel aanleveren aan BRON:

  • De term zij-instromers wordt ‘onterecht’ gebruikt voor studenten met een lerarenbeurs voor scholing. Deze beurs wordt onder andere verstrekt voor het volgen van een bachelor- of een masteropleiding. Dit valt als studie onder de WHW. Deze inschrijvingen en graden worden wel aangeleverd aan BRON en opgenomen in het diplomaregister.

Joint degrees

Een student kan voor een jointdegree-programma kiezen. Hij volgt dan een deel van de opleiding bij uw instelling en een deel bij een partnerinstelling.

Lees meer over bekostiging van joint degrees in de beslisregels statustoekenning.