Van bestand inlezen naar realtime levering

Wat gebeurt er bij een inschrijving?

1. De onderwijsinstelling wisselt inschrijvingsgegevens uit met ROD.
2. Voor de ROD-gemeentelevering wordt gecontroleerd of de leerling/student binnen de doelgroep valt.
3. DUO levert de volgende inschrijvingsgegevens via het softwarepakket aan de gemeente/het doorstroompunt:
   • nieuwe inschrijvingen
   • wijzigingen van inschrijvingen
   • uitschrijvingen
   • verwijderde inschrijvingen

Praktijkvoorbeeld

Een leerling wordt op 23 oktober 4 jaar en gaat voor het eerst naar school. De school schrijft de leerling in en wisselt de inschrijving succesvol uit met ROD.

1. De inschrijving wordt opgenomen in ROD. Voor de ROD-gemeentelevering wordt gecontroleerd of de leerling binnen de doelgroep valt (ja).
2. De gemeente waar de leerling woont, krijgt de volgende gegevens van de leerling in een bericht ‘Notificatie inschrijving’:
   • Burgerservicenummer of onderwijsnummer
   • Gemeentecode
   • Instellingscode
   • Inschrijvingsvolgnummer
   • Onderwijslocatiecode en onderwijsaanbiederscode
   • Type school (bo, sbo, so of vso)
   • Datum inschrijving
   • Startkwalificatie (in dit geval: nee)

Wat gebeurt er bij een diploma-registratie?

1. De onderwijsinstelling wisselt diplomagegevens uit met ROD.
2. Voor de ROD-gemeentelevering wordt gecontroleerd of de leerling/student binnen de doelgroep valt.
3. DUO levert de volgende diplomagegevens via het softwarepakket aan de gemeente/het doorstroompunt:
   • nieuwe diploma’s
   • wijzigingen van diploma’s
   • verwijderingen van diploma’s

Praktijkvoorbeeld

Een 20-jarige student op een mbo-instelling haalt in juni 2025 een diploma op niveau 3. De student heeft met dit diploma een startkwalificatie gehaald. De onderwijsinstelling wisselt de examengegevens uit met ROD.

1. De gewijzigde gegevens worden opgenomen in ROD. Voor de ROD-gemeentelevering wordt gecontroleerd of de student binnen de doelgroep valt (ja).
2. De gemeente waar de student woont, krijgt de gegevens over het diploma in een ‘Notificatie diploma’:
   • Burgerservicenummer of onderwijsnummer
   • Gemeentecode
   • Instellingscode
   • Resultaatvolgnummer
   • Soort diploma (mbo)
   • Niveau (mbo-3)
   • Datum diploma
   • Startkwalificatie (in dit geval: ja)

Praktijkvoorbeeld

De student uit het vorige praktijkvoorbeeld is niet 20 jaar maar 24 jaar als hij zijn mbo-diploma haalt. De onderwijsinstelling wisselt de examengegevens uit met ROD.

1. De gewijzigde gegevens worden opgenomen in ROD. Voor de ROD-gemeentelevering wordt gecontroleerd of de student binnen de doelgroep valt (nee, de student is ouder dan 23 jaar).
2. De gemeente krijgt in dit geval geen gegevens, want de student valt niet binnen de doelgroep.

Wat gebeurt er bij een vrijstelling?

1. De leerplichtambtenaar legt een vrijstelling vast in ROD. Vrijstellingen worden alleen geregistreerd voor jongeren met een burgerservicenummer.
2. Voor de ROD-gemeentelevering wordt gecontroleerd of de leerling/student binnen de doelgroep valt.
3. DUO levert de volgende vrijstellingsgegevens via het softwarepakket aan de gemeente/het doorstroompunt:
   • nieuwe vrijstelling
   • wijzigingen van een vrijstelling
   • verwijderingen van een vrijstelling

Wat gebeurt er bij een persoonsmutatie?

1. Persoonsgegevens worden gewijzigd in de Basisregistratie Personen (BRP) of bij de onderwijsinstelling. 
2. Voor de ROD-gemeentelevering wordt gecontroleerd of het nodig is de gemeente/doorstroompunt te informeren. Krijgt u de gegevens via de BRP, dan krijgt u deze niet van DUO.
3. DUO levert gegevens van de leerling/student via het softwarepakket aan de gemeente/doorstroompunt bij bijvoorbeeld een verhuizing naar een andere gemeente, bij een wijziging van een persoonsgebonden nummer of bij het overlijden van een jongere.

Praktijkvoorbeeld

Een leerling in het voorgezet onderwijs verhuist van gemeente Assen naar gemeente Groningen. De leerling staat in ROD met een onderwijsnummer.

1. De gewijzigde gegevens worden opgenomen in ROD. Voor de ROD-gemeentelevering wordt gecontroleerd of de leerling binnen de doelgroep valt (ja).
2. Gemeente Assen krijgt een notificatie ‘Verhuizing uit gemeente’. In de notificatie staat de datum van de verhuizing en de gemeente waar de leerling naartoe is verhuisd.
3. Gemeente Groningen krijgt een actueel totaalbeeld van de leerling met daarin de vo-inschrijving. Het nieuwe adres staat daar niet in. Bij deze leerling met een onderwijsnummer is het wel mogelijk het adres op te vragen. De gemeente ontvangt dit immers niet via de BRP.

U kunt een totaaloverzicht van een leerling of student uit de doelgroep opvragen. U kunt kiezen of u alleen de actuele gegevens wilt, of de complete historie van de leerling/student.

Heeft een leerling of student een onderwijsnummer in ROD? Dan kunt u de geregistreerde persoonsgegevens opvragen. Deze optie bieden we, omdat de gemeente deze gegevens niet uit de Basisregistratie Personen kan opvragen.