Koppelverzoek & vragen stellen

Als leerplichtambtenaar kunt u helpen om dubbele registraties van leerlingen en studenten te voorkomen. Wilt u privacygevoelige leerlinginformatie uitwisselen? Gebruik dan ook het DUO-koppelbestand voor veilige en correcte uitwisseling van informatie.

BSN en onderwijsnummer koppelen

Hebt u van een leerling een burgerservicenummer (BSN) én een onderwijsnummer? Laat deze gegevens dan koppelen in de registers van DUO. U hebt hiervoor de rol 'behandelaar RMC' nodig en er moet een Doorstroompunt-code (voorheen regiocode) of gemeentecode gekoppeld zijn aan deze rol. 

Wat moet u doen?

1. Vul het Excel-bestand Koppelen gegevens in.
2. Sla het bestand op uw bureaublad op. De bestandsnaam moet als volgt opgebouwd zijn:
   • Jaar, maand, dag (20250925 voor 25 september 2025).
   • R voor Doorstroompunt-regio, G voor een gemeente.
   • Uw Doorstroompunt- of gemeentecode (4 tekens). Als uw code uit minder dan 4 tekens bestaat, moet u voorloopnullen gebruiken.
   • Eindig de bestandsnaam met ‘.koci.xls’ of '.koci.xlsx'.
   • De volledige bestandsnaam ziet er dan bijvoorbeeld zo uit: 20250925G1234.koci.xls(x).
3. Zet het bestand op Mijn DUO. Kies bij bestandssoort 'Koppeling OWN/BSN'.
4. Stuur een e-mail naar verzuim@duo.nl om te laten weten dat het bestand klaarstaat. Vermeld daarin de bestandsnaam.

DUO koppelt daarna de gegevens. 

• Koppelen gegevensxlsx, 10kb

Vragen over leerlingen of studenten?

Vanwege de privacy mag DUO geen inhoudelijke gegevens over leerlingen en studenten per e-mail sturen. U kunt wel uw vraag stellen via het koppelbestand. 

Wat moet u doen?

1. Vul het Excel-bestand 'Koppelen gegevens' in. Zet uw vraag in de kolom ‘Opmerking Gemeente/Regio’.
2. Sla het bestand op uw bureaublad op. De bestandsnaam moet als volgt opgebouwd zijn:
   • Jaar, maand, dag (20250925 voor 25 september 2025).
   • R voor Doorstroompunt-regio, G voor gemeente.
   • Uw Doorstroompunt- of gemeentecode (4 tekens). Als uw code uit minder dan 4 tekens bestaat, moet u voorloopnullen gebruiken.
   • Eindig de bestandsnaam met ‘.koci.xls’ of '.koci.xlsx'.
   • De volledige bestandsnaam ziet er dan bijvoorbeeld zo uit: 20250925G1234.koci.xls(x).
3. Zet het bestand in Mijn DUO. Kies bij bestandssoort 'Koppeling OWN/BSN'.
4. Stuur een e-mail naar verzuim@duo.nl om te laten weten dat het bestand klaarstaat. Vermeld daarin de bestandsnaam.

DUO plaatst het bestand terug in Mijn DUO, met het antwoord op uw vraag. U krijgt een e-mail als het bestand klaarstaat.

• Koppelen gegevensxlsx, 10kb

U kunt uw vraag telefonisch of per mail stellen.

Mailen

Stel uw vraag via verzuim@duo.nl.

Bellen

U kunt ons bellen op 050 599 90 00 op werkdagen van 9.00 tot 13.00 uur. Deze contactgegevens zijn bedoeld voor gemeenten en onderwijsinstellingen. Hebt u als ouder of verzorger een vraag over het verzuim van uw kind? Of hebt u zorgen over het verzuim van een leerling in uw omgeving? Bespreek dit dan met de school of de leerplichtambtenaar van de gemeente.